Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp tuyển riêng một nhân viên chuyên tổ chức sự kiện, thậm chí xây dựng hẳn phòng ban chuyên trách. Đối với những doanh nghiệp có đội ngũ tổ chức sự kiện riêng, chất lượng và tính chuyên nghiệp của các sự kiện khá cao và không thua kém các dịch vụ thuê ngoài.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ tiềm lực để làm điều đó. Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tổ chức sự kiện thường huy động nhân viên của các phòng ban trong công ty để tiết kiệm chi phí nhưng việc tự tổ chức sẽ gặp rất nhiều rủi ro khi giao cho những người không có kinh nghiệm.

Doanh nghiệp không nên tự tổ chức sự kiện nếu đội ngũ nhân sự của mình chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, chưa hiểu rõ về quy trình tổ chức sự kiện, truyền thông, thiết bị, nhân sự, … và rất nhiều vấn đề khác liên quan đến tổ chức sự kiện.

Ưu điểm:

1.       Tiết kiệm chi phí.

2.       Khuyến khích nhân viên phát huy khả năng tổ chức, quản lý, sáng tạo.

Nhược điểm:

1.       Rủi ro trong vấn đề tổ chức nếu không có kinh nghiệm.

2.       Sự kiện nếu tổ chức không chuyên nghiệp sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp.

3.       Mặc dù có thể tiết kiệm chi phí cho nhân sự hoặc chi phí quản lý sự kiện nhưng đối với các dịch vụ khác như: hoa tươi, âm thanh, anh sáng, thủ tục giấy phép  thì không hề tiết kiệm tí nào vì không làm việc với nhà cung cấp dịch vụ thường xuyên thì sẽ đẩy giá thành lên cao.

Thuê công ty tổ chức sự kiện:

Doanh nghiệp nên lựa chọn thật kỹ các công ty tổ chức sự kiện đội ngũ tư vấn và quản lý am hiểu về truyển thông có ý tưởng, phong cách tổ chức sự kiện cũng như quảng bá sản phẩm, giúp doanh nghiệp thoát khỏi những lối mòn xưa cũ và tư tưởng áp đặt chủ quan lên sản phẩm của chính doanh nghiệp mình.

Ngoài ra, các công ty tổ chức sự kiện có sẵn các dịch vụ như: truyền thông báo chí, thiết bị sự kiện, hoa tươi trang trí, PG, PB, trang phục, âm thanh, ánh sáng,… vì vậy, họ có thể đảm bảo cho bạn một sự kiện được tổ chức hoàn hảo chuyên nghiệp  và những phương án dự phòng trong trường hợp có sự cố.

Ví dụ: Công ty TNHH Truyền Thông Thương Hiệu Quốc Tế có sẵn các công ty “sân nhà” như: Công ty Cổ Phần VINADESIGN – www.vinadesign.vn  doanh nghiệp nổi tiếng về thiết kế, phát triển công nghệ; Công ty TNHH In Kỹ Thuật Số - www.inkythuatso.com doanh nghiệp hàng đầu các giải pháp về in ấn quảng cáo ; Công ty TNHH Hoa Tươi Đẹp – www.hoatuoidep.com doanh nghiệp chuyên trang trí hoa tươi, tiểu cảnh cho sự kiện ; Công ty TNHH Quảng Cáo Vạn Đạt – www.quangcaovandat.com với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thi công quảng cáo nên chúng tôi cung cấp được các giải pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với chi phí thấp hơn 20%-30% so với giá thị trường.

Các công ty tổ chức sự kiện có khá nhiều kinh nghiệm nên có thể tính toán và đề phòng các rủi ro có thể xảy ra. Những điều này nếu doanh nghiệp chưa từng làm sự kiện hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ không lường trước. Hơn nữa, nhân sự của công ty tổ chức sự kiện luôn luôn được trau dồi, rút kinh nghiệm liên tục thì chắc chắn những sự kiện sau sẽ tốt hơn những sự kiện thực hiện trước đó.

Việc tổ chức sự kiện, tủy theo quy mô, lớn nhỏ quyết định ngân sách chi tiêu. Các doanh nghiệp nên cùng với công ty tổ chức sự kiện đưa ra một chi phí hợp lý, tiết kiệm mà vẫn đảm bảo hiệu quả cao. Khi tổ chức một sự kiện, doanh nghiệp không nên chủ quan đặt hết trách nhiệm cho nhà tổ chức sự kiện, cần hợp tác chặt chẽ để tránh xảy ra những thiếu sót không đáng có.

Ưu điểm:

1.       Sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp trang trọng nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.

2.       Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

3.       PG, PB, MC,… ngoại hình chuẩn có nhiều năm kinh nghiệm và được đào tạo bài bản khả năng ứng biến cao với các tình huống ngoài kịch bản.

4.       Có phương án dự phòng giảm thiểu rủi ro cho sự kiện.

5.       Tiết kiệm thời gian và nhân sự tập trung vào những dự án kinh doanh của công ty.

Nhược điểm:

·         Chí phí có thể cao hơn doanh nghiệp tổ chức khoảng 10-15%