Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau :

1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị
Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường.

Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.

2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp
Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư.

Lời khuyên dành cho bạn là một kế hoạch chi tiết về khả năng liên kết giữa các hình thức quảng bá sản phẩm lại với nhau(các quảng cáo,tổ chức sự kiện hay các chiến dịch PR) nhằm tăng tính hiệu quả của việc tổ chức sự kiện.Trong nhiều trường hợp đây là một cách thức tốt cho việc quảng bá hình ảnh công ty,mở ra cơ hội hợp tác nhưng nó không nhất thiết là một điều phải có nếu doanh nghiệp bạn chưa đủ khả năng thực hiện hay chưa đủ tầm.

3.Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu.

Vì vậy,hãy luôn xác định rõ đối tượng khách hàng nhắm tới cũng như mục đích thực hiện sự kiện của doanh nghiệp.Một kế hoạch chi tiết và cẩn thận sẽ luôn hạn chế những kết quả không mong muốn.Biết được đối tượng cần hướng tới sẽ giúp bạn xác định truyền tải theo phương thức nào đối với các sự kiện.

4. Đặt mục tiêu cụ thể
Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng
Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương.

Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.

6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày
Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng,việc tổ chức một sự kiện chỉ nhằm đem lại cho khách hàng một cái nhìn chi tiết hơn về công ty,hoặc định hướng các khách hàng tiềm năng,chứ không thể thay thế cho một chiến dịch quảng bá dài lâu.Vì vậy không nhất thiết phải kéo dài sự kiện quá 2-3 ngày.

7. Quảng bá sự kiện
Góp phần cho sự thành công của một sự kiện chính là khâu quảng bá cho sự kiện đó.Bạn không thể mong chờ một sự kiện thu hút nhiều khách đến tham gia mà lại hoàn toàn “im tiếng”.Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia.

Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.

8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ
Trong mỗi lần tổ chức các sự kiện thương mại là cơ hội “hiếm có” cho các nhà đầu tư cũng như các doanh nghiệp tìm kiếm đối tác,đồng thời thắt chặt thêm quan hệ với các đối tác sẵn có.Vì vậy,bạn không nên chỉ chú ý tới những đối tác tiềm năng mà bỏ qua các đối tác đang gắn bó,tức là nên tập trung vào “chất lượng” nhiều hơn. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ nhằm thiết lập và xây dựng mối quan hệ lâu dài,chứ không chỉ là những lời nói “xã giao”.Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Cũng cân nhắc trong việc tìm kiếm đối tác nên doanh nghiệp chưa đủ thế và lực để thực hiện.Kết quả của mỗi sự kiện thương mại là tìm thấy các đối tác làm ăn mới chứ không phải chỉ để mở rộng quan hệ của bạn.

9. Chuẩn bị tốt nhân lực
Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin.
Đảm báo việc tổ chức của bạn được thực hiện bởi một đội ngũ nhân viên có chuyên môn và được chuẩn bị sẵn sàng để đáp ứng trước các nhu cầu(câu hỏi chất vấn) của các đối tượng khách hàng tham gia.Bộ mặt của một doanh nghiệp được tạo nên nhờ chính hình ảnh của nhân viên công ty,đặc biệt tạo một tác phong chuyên nghiệp cho các nhân viên sẽ để lại ấn tượng tốt cho sự kiện được tổ chức.

10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh
Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.